DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS TÉCNICOS

LA DOCUMENTACION

OBJETIVO

• Organizar el proceso documental y el flujo de información dentro de la empresa.
• Ubicar, revisar y acceder a los documentos de forma rápida y eficaz.
• Preservar la memoria y la seguridad jurídica de la documentación.
• Reducir los costos y el espacio de almacenamiento físico.
• Digitalizar la documentación para facilitar su acceso, mantenimiento y manejo

• IMPORTANCIA 
•  
• La gestión documental implica el control y la supervisión de la creación, almacenamiento, recuperación y eliminación de documentos. Uno de los beneficios más evidentes de una sólida gestión documental es la mejora de la eficiencia operativa. Con un sistema organizado para almacenar y recuperar documentos, se minimiza el tiempo perdido en la búsqueda de información relevante. Esto no solo aumenta la productividad de los empleados, sino que también reduce la frustración y el estrés asociados con la gestión de archivos desorganizados. Las organizaciones deben cumplir con una variedad de leyes y regulaciones relacionadas con la privacidad de los datos y la retención de registros. Un sistema de gestión documental bien diseñado garantiza que los documentos relevantes estén disponibles cuando sea necesario y que se eliminen de manera adecuada cuando ya no sean requeridos, lo que ayuda a evitar posibles sanciones legales y daños a la reputación.

Normativas gestión documental.

• tener en cuentas las normas Para la creación de cualquier documento para la creación de cualquier tipo de documentos que se requieren en la empresa así mismo para tener una información clara y precisa con esto nos apoyamos en los siguientes documentos para la creación y el diligenciamiento, para ello tenemos en cuenta algunas normas tales como:

1. Guía técnica colombiana GTC 185
   
2. Partes de un acta
   
3. Norma archivística de la nación

A continuación mostraremos algunos documentos en los cuales se diligenciaron  para diferentes casos de la organización utilizando las normas.

    1). Carta de invitación a incorporación de actividades

¿Qué es una carta?

en una carta se pueden plasmar todo tipo de intenciones comunicativas, su redacción dependerá del objetivo que tenga el emisor y el destinatario al cual va dirigida.

Características:

1). Fecha y lugar.                           

Este es un elemento fundamental y característico de la carta, debe colocarse en la parte superior derecha en el formato: lugar, día, mes y año.

2). Encabezado. 

Se debe escribir el nombre y el grado de la persona a la que va dirigida la carta; además, como un formalismo convencional.

3). Saludo. 

El saludo varía dependiendo del grado o título que tenga el remitente. Es fundamental ser cortés, no tan familiar y emplear un lenguaje respetuoso.

4). Introducción.

Es el párrafo inicial de la carta que presenta el propósito de la misiva.

5). Cuerpo. 

Se expone la información, motivos o razones por las cuales se escribió la carta; se hace la solicitud o se informa sobre el asunto de interés.

6). Despedida y firma. 

Existen muchas maneras de despedirse, así que elegir una u otra dependerá del grado de formalidad del escrito. En la despedida se recomienda que se recapitule o sintetice el objetivo de la carta y que de manera amable se cierre la comunicación, dejando abierta la posibilidad de una respuesta.

7). Posdata. En algunas ocasiones se puede agregar información al final de la carta, antecedida por las siglas P.D.

    2). Carta de ascenso

¿Qué es?

Esta carta se hace con el fin de informarle al trabajador que por su buen desempeño y dedicación tuvo un ascenso de cargo. Se le da a conocer sus nuevas funciones y si se requiere los cambios de salario y/o horarios laborales 

Características:

1). Incluyen detalles sobre el desempeño del empleado

2). Las responsabilidades adicionales que asumirá en el nuevo puesto

3). El aumento salarial y cualquier otro beneficio adicional. 

4). También suelen expresar reconocimiento por el trabajo anterior y motivación para el futuro.

      3). Carta licencia de salud

¿Qué es?

Es un documento emitido por un médico que certifica que un individuo está enfermo y no puede trabajar por un período específico debido a razones de salud. Esta carta suele ser requerida por los empleadores como justificación para ausentarse del trabajo debido a una enfermedad.

Características 

Las características de una carta de licencia de salud pueden variar según las regulaciones locales y las políticas de la empresa, pero generalmente incluyen:

1. Identificación del paciente

    Nombre completo del empleado que está solicitando la licencia.

2. Fecha de emisión:

    Fecha en que se emitió la carta.

3. Detalles médicos:

    Descripción de la condición médica del paciente que justifica la licencia.

4. Duración de la licencia:

    Período de tiempo durante el cual el empleado está autorizado a estar ausente del trabajo por razones de salud.

5. Firma del médico:

    Firma y sello del médico que emite la carta, junto con su información de                contacto.

6. Información adicional:

    Puede incluir instrucciones específicas para el cuidado del paciente durante su ausencia y cualquier otra información relevante.

      4). Circular

   ¿Qué es?

Documento  escrita que se utiliza para transmitir información a un grupo amplio de personas de manera simultánea. en donde tiene diversos temas en donde esta información conlleva actividades a futuro tales como reuniones, días en donde se trabajara por medio tiempo, ferias, actividades, modificaciones entre otras 

    Características

1. Destinatarios Múltiples: La circular está dirigida a varias personas o departamentos dentro de una organización o grupo.

2. Contenido General El contenido es de interés general para todos los destinatarios y no está dirigido a una persona específica.

3.Claridad y Precisión: La información debe ser clara, precisa y fácil de entender, evitando ambigüedades.

4. Formalidad: Generalmente mantiene un tono formal, adecuado al contexto de la organización o grupo.

5. Estructura: Encabezado: Incluye el nombre de la organización, número de la circular, fecha un título o asunto. 

• Saludo: Un saludo formal que puede ser dirigido de manera genérica (A todo el personal).
• Cuerpo: El contenido principal de la circular, donde se explica el propósito, las instrucciones o la información relevante.
• Despedida: Una despedida formal.
• Firma: La firma de la persona que emite la circular, a menudo acompañada por su cargo.

6.Propósito Específica: Como anunciar un evento, cambios en políticas, instrucciones operativas, etc.

7.Distribución: Puede ser distribuida en formato físico (papel) o digital (correo electrónico, intranet).

8.Formato Estándar Sigue un formato estándar que facilita su rápida identificación y comprensión.

9. Periodicidad: Algunas organizaciones emiten circulares de forma regular, mientras que otras lo hacen de manera ocasional según las necesidades.

10.Registro: Las circulares suelen ser numeradas y archivadas para mantener un registro ordenado de las comunicación

      5). Memorando

    ¿Qué es?

Documento en donde se plasma 1 o mas llamados de atención en donde se cita que cambie su comportamiento poco profesional o lo pueden despedir 

   Características 

1. Fecha y lugar de emisión: La fecha es muy importante, ya que permite ubicar al documento en tiempo y forma. 

2. Destinatario o destinatarios: En ocasiones, los memorandos van dirigidos a algunas personas en particular, ya sea jefes de área, gerentes o proveedores. Por ello, es importante indicar a quiénes está dirigido el mensaje para evitar cualquier tipo de confusión. 

3. Tema del cual trata: Este elemento determina el lenguaje con el que vas a comunicar la información.

4. Mensaje : Es el cuerpo del documento. Procura ser claro, breve y directo, pues recuerda que la intención es transmitir la información de la manera más rápida y efectiva.

5. Firma o sello de validez :Por último, este componente sirve para concluir de manera formal el comunicado, a través de una firma o un sello que identifique a tu compañía.

• Lo visto en documentos anteriores, es la forma en la que se puede garantizar el correcto control y administración de la información, esto quiere decir que de ella depende la futura consulta y revisión de documentación de interés y de relevancia para el sector privado, público y político al que pertenezca la empresa o entidad correspondiente.

TALLER ACUERDO 027 DE 2006

En este taller se trataron los temas de la normatividad establecida y aplicada a la gestión documental de la organización, sobre el trámite de documentos, unidades de correspondencia, etc. Principio fundamental en donde se establece la disposición fisca de los documentos en donde deben ir y como debe ser su tramites o encargos Permite mantener un orden, facilitar el acceso a información cuando sea necesario y   garantizar el cumplimiento de obligaciones legales y normativas. Se clasifica en la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las Series que componen cada agrupación documental ( fondo, sección y subsección) de acuerdo con la estructura orgánico -funcional de la entidad.

Planilla de correspondencia

Esta planilla se elabora para registrar todos los documentos que ingresen a la organización sin importar el tipo. Esto es importante ya que no se perderá algún documento o archivo. En esta plantilla se escribe el procedimiento de como se llena y el por que y el para que  

INSTRUCCIONES:

1. Diligencie la casilla de número de radicado teniendo en cuenta el número de identificación de seguimiento del documento que se encuentra

2. En la siguiente casilla especifique el tipo documento recibido ya sea carta, recibos etc

3. En la casilla número de folios indique el número de hojas que contiene el documento

4. En la siguiente casilla especifique la empresa que enviar el documento

5. Diligencie fecha y hora de recibido

6. Dirigiese a quien corresponda el documento para que firme el recibido

RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

        Las entidades deben contar con un sistema centralizado de correspondencia, así como            con la infraestructura básica que les permita atender eficientemente la recepción y                    distribución de los documentos.

1. UNIDADES DE CORRESPONDENCIA.

Las entidades deberán establecerá de cuerdo con su estructura. La unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones.

2. NORMALIZACIÓN.

Para cumplir a cabalidad con disposiciones legales, es necesario que cada entidad normalice los procedimientos de recibo y despacho de documentos.

3. CLASIFICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES.

Según el destinatario las comunicaciones se clasifican en:

• Comunicaciones externas: son las que se cruzan entre las entidades o instituciones entre éstas y personas naturales o viceversa.
• Comunicaciones internas: son las que se cruzan entre las dependencias de la misma entidad o entre funcionarios, dentro de la misma sede.

4. RECIBO DE DOCUMENTOS.

Se debe crear control que permita comprobar recibo y la tramitación de las comunicaciones recibidas, estableciendo responsabilidades por parte de las personas encargadas de esta labor.

5. PASOS PARA EL RECIBO DE DOCUMENTOS.

Recepción Consiste en recibir las comunicaciones provenientes de distintas

fuentes y diversos conductos. estos conductos directa o indirecta.

1. Recepción 

Consiste en recibir las comunicaciones provenientes distintas fuentes y diversos conductos, estos conductos pueden ser directos o indirectos.

2. Clasificación

Consiste en separar los documentos recibidos en el siguientes grupo:Comunicaciones oficiales. son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado."

3. Apertura

Se trata de la apertura del sobre o empaque de las comunicaciones oficiales, para la extracción del documento yde sus anexos.

4. Revisión

Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen ciudadano o entidad remite, dirección donde deba enviar respuesta y asunto correspondiente.

5. Radicación

Radicar es ubicar, ese establece la dirección de la empresa situándola.

PROCEDIMIENTO PARA LA RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES

       Radicación efectúa mediante impresión de un sello que, al imprimírselo al documento,             indica que es de propiedad de la empresa.

1. Registro

Una vez se han radicado las comunicaciones oficiales, se procede al registro que consiste anotar los datos más significativos de la comunicación en un formato de registro para su control y trámite dentro de la entidad.

2. Distribución o distribución

Una vez registradas las comunicaciones oficiales, se procede al reparto y distribución de las mismas, a las oficinas que deben atenderlas o tramitarlas.

CONTROL DE CORRESPONDENCIA EN TRÁMITE

Este control consiste en vigilar que las comunicaciones sigan su curso normal sin demora ni extravío en toda la secuencia del trámite. Una vez entregadas las comunicaciones recibidas a la dependencia u oficina debe atender el asunto, es función de la oficina encargada recibo y despacho de documentos.

DOCUMENTOS NO RADICALES 

Estos documentos no siguen el mismo trámite que acabamos de estudiar para los documentos radicales, a solo se les sigue control para sustentar la entrega a las dependencias que deben atenderlos. En este grupo se encuentran:

Comunicaciones personales 

Documentos contables

Folletos, revistas y publicaciones